监督管理是组织管理的基本职能之一,任何组织都离不开监督,企业管理也同样离不开监督。
监督作为组织的职能之一,它是一个系统的、有序的、规范的、标准化的控制过程。
企业要发挥监督管理职能的作用,就必须建立一套完善的企业监督管理体系。
那么,企业该如何建立监督管理体系呢?我们从以下四个维度加以阐述。
1、行政维度——上下级之间的纵向行政监督
行政监督大家并不陌生,它就是我们常说的大官管小官。行政监督是监督体系中最基本、最常见的一种方式,组织一旦成立就基本具备了这种监督功能。它是保证组织顺利运行的初生力量。
行政监督需要有一套标准和程序。如果行政监督缺乏标准和程序,就会陷入靠人的权力和威严来实施监管的泥潭,我们称之为“人治”。
不是说“人治”一定不好。在企业初创时期,一切还来不及规范之前,人治管理不失为一个较好的管理方式,它很好地规避了放羊式管理。
但“人治”容易出现官僚主义,滋生腐败。如果不对行政监督加以规范和约束,就会出现管理人员滥用权力、以权谋私、徇私舞弊的现象,给企业发展埋下隐患。
在企业规模较小的时候,靠人管人的方式还是能起到一定的效果。但随着企业规模不断扩大,要管的人和事就多了。管理人员的精力和时间有限,不可能事无巨细,这个时候就容易出现监管真空,导致管理缺失。
因此,当企业发展到一定规模,就需要其它的监管方式进行补充,以弥补单一监管造成的监管空白。
2、专业维度——以职能部门为核心的专业(职能)监督
专业(职能)监督是对行政监督的补充,它是以职能部门为核心,凭借职能部门专业的工作和管理技术实施的一种监管方式。
这种监管方式充分体现了让专业的人管专业的事的原则,充分发挥了职能部门的专业能力,能够从专业层面实施比行政监督更为有效的监管。
企业根据实际需要设立不同的职能部门,各个职能部门担负相应的工作职责。如财务部门负责企业财务方面的日常管理和监管工作,品质部门负责企业品质方面的日常管理和监管工作等。
作为企业独立的职能部门,应发挥它们在企业中独特的作用,保证它们所负责的领域不出现问题,履行好自己的部门职能,确保整个组织运行的顺畅。
职能部门有效发挥其监督职能的前提条件是,通过组织对部门进行授权,且部门本身应具有组织权威。一个只有授权而缺乏组织权威的部门是无法对其它部门实施有效监管的。
品质部门如果缺乏组织权威,就不能对生产品质管理形成有效监控;计划部门如果缺乏组织权威,就不能让生产部门严格按生产计划执行生产作业;采购部门如果缺乏组织权威,就不能对乱采购进行控制,只能做一个跑腿部门。
因此,发挥职能部门监督管理作用,必须首先树立组织权威,完善组织管理规则,让规则起作用,而不能让某个人或某个部门唯我独尊。
3、业务流程维度——岗位、工序、部门之间的横向监督
横向监督是指有上下工序关系的岗位、工序和部门之间的一种工作监督。这种监督的目的和作用,是为了防止出现因上工序不作为而导致下工序无法顺利开展工作的情况发生。
它涵盖了专业监督,是对专业监督的进一步细化,它把专业监督功能细化到具体的岗位和工序上。比如,采购物料需要检验合格后方能入库,品质监管职能从部门细化到品管员岗位,实施起来更具体、更直接。
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同时,这种监管模式还可以逆向实施。还用来料检验这个案例进行说明。如果品管员不按规定要求执行来料品质检验,那么仓库管理人员就可以对品管员进行工作监督。
这是横向监督的精髓所在。它不只是正向的监督管理,也可以是逆向的监督管理。真正实现员工之间的相互监督和管理,是一种更为有效的监督管理方式。它可以覆盖企业管理的方方面面,让企业真正不留任何管理死角。
4、专职维度——以特设岗位和部门为核心的监督管理
专职监督就是在企业里设置专门的岗位和部门,并授予一定的监督管理权限,对企业各项工作进行监督管理。
专职监督类似于以部门为核心的专业监督。但它主要是对流程制度、规则和结果的执行情况进行监督检查,基本不涉及专业技术方面的工作监督,而且它是对整个企业实施的监督,不局限于某个部门。
专职监督在企业里还是比较少见的。因为,它不是企业组织常设职能,是企业根据实际需要临时设置的。
随着企业管理的需要,部分企业已经开始重视这种监督管理方式。企业开始设置专门的部门和人员来加强企业的工作监督。
这种监管方式是对行政监督的延伸,它实际上是代表企业最高管理者对企业实施的监督管理。
目前,这种监督模式已为很多企业所接受,并已逐渐形成了一套比较系统、完善和规范的监督管理模式。
以上是企业常用的四个维度的监督管理模式。企业可根据自己的实际需要建立和完善自己的监督管理体系,以加强企业内部管理。